Change Management

Change Management (CM) ist kein Selbstläufer, gerade im Kontext des digitalen Wandels. Es bedarf regelmäßiger Impulse und Anpassungen. Ziele müssen nachjustiert und gegebenenfalls neue Werkzeuge eingeführt werden, wie z.B. Six Sigma für komplexere Fragestellungen. Dies kann auch die Qualifikationsmatrix und die Ausbildung der Mitarbeitenden betreffen. Wichtig ist, dass Continuous Improvement (CI) im Unternehmen gelebt wird. Doch wie überzeugt man sein Team?

Experten entwickeln neue Verfahren und ein 40- bis 60-seitiges Dokument, in dem der neue Prozess ausführlich beschrieben wird. Mitarbeitende werden per E-Mail informiert, in welcher der Tag der Implementierung angekündigt wird. Sie kennen das Ergebnis? Nur etwa die Hälfte der Mitarbeitenden öffent das Dokument tatsächlich. Und ca. 3 bis 6 Monate später erledigen die Mitarbeitenden ihre Arbeit nach alten Mustern und Vorgehensweisen, improvisieren, wo es notwendig ist. So sieht Change Management häufig aus.

Es birgt für gewöhnlich einige Herausforderungen:

• Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter können Ängste vor Neuem haben und an gewohnten Abläufen festhalten
• Komplexität: In großen Unternehmen mit vielen Abteilungen und Standorten ist Change Management komplex und erfordert eine gute Koordination
• Fehlendes Commitment: Ohne Unterstützung des Topmanagements und klare Kommunikation der Ziele ist Veränderung im Unternehmen schwer umzusetzen.

1. "Show them Why"
Zeigen Sie Ihren Kollegen, den Mehrwert. Was springt für sie durch das Change Mangement heraus? Zeigen Sie auch die Vision. Wenn Mitarbeitende verstehen, warum der neue Prozess notwendig ist, sind sie eher bereit, sich darauf einzulassen.

2. Erarbeiten Sie den Plan mit den Betroffenen
Diejenigen, die die Prozesse tatsächlich durchführen, kennen sie am besten. Sie wissen, was funktioniert und was nicht. Holen Sie bei Ihrem Change Management die wichtigsten Interessengruppen ab, um den neuen Prozess gemeinsam zu planen. Menschen unterstützen das, was sie mitgestalten. So entwickeln Sie sinnvolle Lösungen und finden Befürworter für Ihr Projekt.

3. Engagieren Sie sich auf viele verschiedene Weisen
Menschen lernen und passen sich auf unterschiedliche Weise und in unterschiedlichem Tempo an. Manche Leute überlesen E-Mails, andere sind bei Präsentation weniger aufmerksam, doch alle lesen das Plakat auf dem Weg zur Kantine. Nutzen Sie bei Ihrem Change Management also jeden verfügbaren Kanal, um die Mitarbeitenden abzuholen. Finden Sie heraus, wie Sie Ihre Mitarbeitenden am besten erreichen können, und nutzen Sie dann alle Möglichkeiten.

4. Visualisieren & Wiederholen
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeitenden Ihren neuen Prozess verstehen, visualisieren Sie diesen. Drei Viertel unseres Gehirns sind für die visuelle Verarbeitung ausgelegt, so dass wir uns Bilder besser merken können als Worte. Möglicherweise müssen Sie eine visuelle Übersicht erstellen und dann mit Karten, die einem bestimmten Teil des Prozesses gewidmet sind, tiefer in die Materie eindringen. So sehen die Mitarbeitenden genau, was zu tun ist. Und umso häufiger ein neuer Prozess innerhalb Ihres Change Managements kommuniziert wird, desto eher wird Verständnis für die neue Vorgehensweise geschaffen.

5. Zuhören & Nachhalten
Geben Sie den Mitarbeitenden die Möglichkeit, Fragen an die Projektleiter zu stellen. Geben Sie ihnen auch die Möglichkeit, sich zu äußern, wenn sie unzufrieden sind. Nur so können Sie auf Beschwerden eingehen und frühzeitig entsprechende Maßnahmen ergreifen. Erkennen Sie den Mehrwert effizienter Kommunikation und nutzen Sie Ihn gekonnt für Ihr Change Management.