Der Mehrwert effizienter Kommunikation

Die Kosten einer schlechten Kommunikation in Unternehmen können sehr unterschiedlich sein und hängen von verschiedensten Faktoren ab. Allgemeingültige Statistiken für Deutschland gibt es nicht. Einigen Schätzungen zufolge kosten Kommunikationsbarrieren die 400 größten Unternehmen in den USA und in UK mehr als 37 Milliarden Dollar pro Jahr, sprich rund 62,4 Millionen Dollar pro Unternehmen. Für alle US-Unternehmen zusammengenommen könnten sich die Kosten für schlechte Kommunikation auf bis zu 1,2 Billionen Dollar jährlich belaufen. 

In einer chemischen oder pharmazeutischen Produktionsstätte können diese Kosten sowohl direkt als auch indirekt sein.

• Zu den direkten Kosten gehören ungeplante Ausfallzeiten, kostspielige Produktionsverzögerungen, Probleme mit der Produktqualität und Rückrufaktionen, gefährliche Sicherheitsvorfälle sowie Geldbußen oder Sanktionen aufgrund der Nichteinhaltung von Vorschriften.

• Zu den indirekten Kosten gehören entgangene Geschäftsmöglichkeiten, geringeres Engagement und schlechtere Arbeitsmoral der Mitarbeitenden, höhere Fluktuation und Verschwendung aufgrund von Doppelarbeit, Fehlern und schlechter Zeit- oder Ressourcenzuweisung.

Woher wissen Sie, ob es in Ihrem Betrieb ein Kommunikationsproblem gibt? Obwohl die Auswirkungen einer schlechten Kommunikation deutlich zu spüren sind, gibt es Anhaltspunkte, auf die Sie achten können. Einige davon sind im Folgenden beschrieben:

• Tag- und Nachtschichten sind nicht vollständig aufeinander abgestimmt: Wenn produktionsrelevante Informationen nicht zuverlässig zwischen den Tag- und Nachtschichten ausgetauscht werden, kann das dazu führen, dass die Tagschicht andere Priorisierungen vornimmt als die darauffolgende Nachtschicht. In 24/7-Schichtbetrieben ist Kommunikation daher von entscheidender Bedeutung - vor allem jedoch über Abteilungen und Schichten hinweg. Verschiedenste Teams müssen ihre Prioritäten aufeinander abstimmen und über aufkommende Probleme informiert sein. Denn diese wirken sich unmittelbar auf die Sicherheit und Effizienz in der Produktionsanlage aus. Eine unzureichende Schichtübergabe ist einer der Hauptfaktoren, die zu Problemen hinsichtlich der Produktqualität, Störfällen und Sicherheitsvorfällen führen.

• Monatliche Produktionsziele werden immer wieder verfehlt: Wenn Produktionsziele und die zur Erreichung erforderlichen Aufgaben nicht klar sind, können die Mitarbeitende nicht effizient arbeiten. Umgekehrt werden Ziele auch dann verfehlt, wenn relevante Informationen von Mitarbeitenden direkt aus der Produktionsanlage nicht an Vorgesetzte und Manager weitergegeben werden. Eine transparente, interaktive Echtzeit-Kommunikation, die in sich in beide Richtungen richtet, ist für einen reibungslosen Betriebsablauf erforderlich.

• Vorschriftsgemäße Routineaufgaben werden häufig nicht erfüllt: Wenn wichtige Routineaufgaben nicht planmäßig durchgeführt werden, entstehen gravierende Probleme. Ohne eine gute Kommunikation und relevante Tools, die u.a. Checklisten abbilden, können Routineaufgaben zur Einhaltung der Vorschriften untergehen. Szenarien können sich in nicht ausgeführten Inspektionen oder einer nicht erfolgten Berichterstattung äußern. Gleichzeitig können auch wichtige Sicherheits- oder Compliance-Informationen nicht zu den Mitarbeitenden vor Ort bei den Anlagen gelangen. Wo Mitarbeitende nicht informiert sind, sind Sicherheitsverstöße naheliegend.

• Zur Beseitigung von Prozessstörungen sind zu viele Schichten involviert: Wenn in der Produktion ein Problem auftritt, muss schnell gehandelt werden, um Produktverluste und Produktionsverzögerungen zu vermeiden. Leider kann eine schlechte Kommunikation die Fehlersuche beeinträchtigen. Probleme, die in einer Schicht festgestellt werden, werden möglicherweise nicht an die richtigen Personen in der nächsten Schicht gemeldet, was zu Verzögerungen bei der Diagnose und Reaktion führt. Bis das Problem allen bekannt ist und bearbeitet wird, kann sich ein kleines Problem zu einer kritischen Situation ausgeweitet haben.

• Es herrscht ein ständiges Misstrauen zwischen Abteilungen und Teams: Spannungen zwischen Abteilungen, Teams und Schichten basieren häufig auf Kommunikationsproblemen. Ein "wir und sie"-Denken, das Horten von Informationen und Konflikte zwischen Teams sind häufig auf Kommunikationssilos zurückzuführen. Letztendlich führt dies zu einem geringeren Maß an Zusammenarbeit, falscher Prioritätensetzung, Doppelarbeit und schlechter Entscheidungsfindung.